Je gedeelde mailbox gesorteerd voor de dag begint.

Niet altijd. Krijg je weinig mails, meestal van dezelfde afzenders of met een vast onderwerp, dan volstaan regels in Outlook of filters in Gmail. Wil je vooral sneller antwoorden en lukt sorteren wel, kijk dan eerst wat je pakket al kan: Microsoft Copilot Chat in Outlook vat mails samen en stelt een antwoord voor, ook in een gedeelde mailbox (Microsoft, nagekeken op 1 oktober 2026).

Een AI-workflow loont bij veel mails, meerdere collega’s en gevoelige gegevens van cliënten, ouders of patiënten. In een Pitstop van 1 uur zoeken we samen uit wat bij jullie past.

Dan verplaatst je collega de mail of past hij het label aan, zoals nu. De workflow houdt die correctie bij. Bij de evaluatie zien we welke labels vaak misgaan en passen we de lijst of de instructies aan. Twijfelt de AI, dan kiest hij geen label en komt de mail in "Na te kijken", met de reden erbij.

Je mailbox blijft waar ze nu is, in Microsoft 365 of Google Workspace. Het model krijgt alleen afzender, onderwerp en tekst van nieuwe mails in de afgesproken mailbox. Standaard draait het model in de EU. Welke provider en welk land, staat in de AI-fiche. We werken alleen met een provider die je mails niet gebruikt om modellen te trainen, en dat leggen we vast.

Minder dan je denkt. De kennismaking duurt 30 minuten. Tijdens de pilot vragen we één collega die de mailbox kent. Eerst nemen we samen voorbeeldmails en labels door, daarna geeft die collega korte feedback als een label of antwoord niet klopt. Je IT-verantwoordelijke en DPO keuren vooraf de toegang en de afspraken goed.

Dat gebeurt geregeld. Elke workflow heeft controles, zodat we merken wanneer iets hapert, en het herstel zit in het onderhoud. Wordt de AI die in je pakket zit goed genoeg voor jouw mailbox, dan zeggen we dat ook. Dan kan je stoppen en neem je alles mee.

Je organisatie gebruikt de workflow en is daarmee meestal de gebruiksverantwoordelijke. Wie de aanbieder is, hangt af van onder wiens naam de workflow draait. Beide rollen leggen we vooraf vast in de AI-fiche. Sinds februari 2025 vraagt de AI Act dat je organisatie werk maakt van de AI-geletterdheid van wie met AI werkt (artikel 4). Daarom krijgt je team tijdens de pilot uitleg en een korte opleiding. De workflow beslist niet over mensen en praat niet zelf met de afzender: een collega leest elk antwoord na en verstuurt het. Dit is geen juridisch advies. Laat het nalezen door je DPO of jurist.

Standaard niet. Het label komt uit het onderwerp en de tekst van de mail. Bijlagen lezen kan alleen met een aparte afspraak met je DPO, en dan zo beperkt mogelijk: bijvoorbeeld enkel herkennen dát er een attest bij zit, zonder de inhoud te bewaren.