Boekhouding
Boekhouding en Peppol
Exact Online, Octopus, Billit of Yuki. Peppol-facturen komen al als data binnen.
voor zaakvoerders van kleine kmo’s
Offertes, mails en zoekwerk nemen tijd weg van je klanten en je zaak. Ethic bouwt AI die dat voorwerk doet in de software die je al gebruikt, zoals Teamleader, Exact of Odoo. Jij en je team beslissen wat vertrekt.
1 uur · bij ons of online · samenvatting binnen 2 werkdagen
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, de digital product studio uit Leuven die sinds 2011 software, platformen en koppelingen bouwt en onderhoudt voor meer dan 400 organisaties.
In het kort
Herkenbaar?
Vier taken die in veel kleine kmo’s elke week terugkomen. Het voorwerk doet de AI-workflow, wat naar een klant gaat rond jij of een collega af.
Offertes van leveranciers
Drie leveranciers, drie pdf’s met andere eenheden en voorwaarden. Je legt ze ’s avonds naast elkaar.
Prijzen, levertermijnen en voorwaarden staan in één overzicht, met de bron bij elke regel. Jij kiest.
Offertes en betalingen opvolgen
Een offerte blijft onbeantwoord, een factuur staat open. Opvolgen schiet er telkens bij in.
De workflow ziet wat openstaat en zet een vriendelijke herinnering klaar in je mailbox. Jij kiest wat vertrekt.
Facturen en kastickets
Facturen komen via Peppol, mail en papier. Kastickets zoek je bij elkaar voor je boekhouder.
Peppol-facturen zijn al data. AI leest de rest uit en zet ze klaar in je boekhoudpakket. Boeken doet je boekhouder.
Zoeken in je eigen documenten
Waar stond die prijsafspraak of dat technisch blad ook alweer? Iemand zoekt een halfuur in mails en mappen.
Een kennisassistent antwoordt uit je eigen documenten, met de bron erbij. Vindt hij het niet, dan zegt hij dat.
Ook mogelijk: aanvragen via je website meteen in de juiste velden van je CRM.
Het gesprek met je klant, de prijs die je afspreekt, wie je aanneemt. Daar bouwen we geen AI voor.
Koppelingen
De meeste kleine kmo’s werken met een boekhoudpakket, Teamleader of een ander CRM, en Microsoft 365 of Google Workspace. We koppelen AI aan wat er al is, met een eigen toegang die je zelf kan intrekken.
Boekhouding
Exact Online, Octopus, Billit of Yuki. Peppol-facturen komen al als data binnen.
CRM
Offertes, deals en contacten.
ERP en administratie
Verkoop, facturatie en voorraad in één pakket.
Voor een mail herschrijven of een tekst samenvatten volstaat een zakelijke versie van ChatGPT of Copilot vaak. Teamleader, Exact en Odoo bouwen ook zelf AI in. Volstaat dat, dan zeggen we het en bouwen we niets.
Voor je boekhouder, je team en jezelf
Stuur deze pagina gerust door. Dit is geen juridisch advies, wel hoe wij werken.
Voor je boekhouder
Alleen wat de taak nodig heeft. De koppeling krijgt een eigen gebruiker zonder toegang tot betalingen. Je boekhouder blijft verantwoordelijk voor je boekhouding en je aangiftes.
Voor je team
We starten bij wie de taak vandaag doet en bouwen rond die manier van werken. In een Pitstop of een opleiding van een halve dag leert je team wat AI goed kan en waar het misloopt.
Voor jou als zaakvoerder
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs. In de pilot meten we hoeveel tijd een taak kost en hoe vaak iemand moet corrigeren. Met die cijfers beslis je of het de moeite loont.
Spelregels
AI mag intern werk doen dat je kan terugdraaien, zoals mails labelen of offertes ordenen. Berichten aan klanten en beslissingen over personen kijk jij of een collega eerst na.
Alleen wat de taak nodig heeft. Standaard Europese hosting, met provider en land in de AI-fiche. Je gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.
Het kleinste model dat werkt, en een proefproject rond één taak. Dat houdt de kosten laag en verbruikt minder energie.
Instappen
Eén vraag, één uur, met iemand die AI dagelijks gebruikt. Bij ons in Leuven of online. Binnen 2 werkdagen krijg je een korte samenvatting.
4 à 6 weken in je eigen software. We meten de tijd per taak en hoe vaak je team moet corrigeren. Daarna beslis je: invoeren, bijsturen of stoppen.
Een halve dag voor je team: wat AI goed kan, waar het misloopt, en hoe je het inzet voor bijvoorbeeld posts over afgewerkte projecten. Een eerste stap naar de AI-geletterdheid die de AI Act vraagt.
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.
Wie het bouwt
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, de digital product studio uit Leuven. Zenjoy ontwerpt, bouwt en onderhoudt sinds 2011 software, platformen en koppelingen voor meer dan 400 organisaties. Dat merk je aan hoe we AI bouwen: met tests, documentatie en onderhoud, zodat het over drie jaar nog werkt.
AI gebruiken we al jaren in ons eigen werk. Met Ethic zetten we die ervaring nu in voor kmo’s die er tijd mee willen winnen, zonder hun klanten of hun gegevens uit het oog te verliezen.
15 jaar
software bouwen en onderhouden
400+
organisaties
4 jaar
dagelijks AI in ons eigen werk
Geen tussenpersoon: wie je workflow ontwerpt en bouwt, zit zelf mee aan tafel.
Code, prompts, documentatie en toegangen staan op jullie naam, niet op de onze.
Verandert een systeem of een model, dan past hetzelfde team de workflow aan.
Vragen
Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.
Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.
Dat hangt af van de taak, daarom noemen we hier geen bedrag. Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs, ook voor het onderhoud per maand. In de pilot meten we hoeveel tijd de taak je team kost en hoe vaak iemand moet corrigeren. Zo zie je zwart op wit wat het oplevert, en beslis je of je verdergaat.
Bij gratis versies van ChatGPT en vergelijkbare tools kan wat je intypt gebruikt worden om het model te verbeteren, en heb je weinig zicht op wie wat ziet. Zakelijke versies sluiten dat standaard uit en geven je beheer over je gebruikers. Voor klantgegevens, offertes of je boekhouding raden we altijd een zakelijke versie aan, of een workflow met een AI-fiche.
Door te starten bij wie de taak vandaag doet. Die persoon kijkt in de pilot de voorstellen na, ongeveer 2 uur per week, en stuurt mee bij. Zo bouwen we rond de manier van werken in plaats van ernaast. Een opleiding van een halve dag helpt de rest van je team op weg.
Door één taak goed te doen in plaats van tien half. In een Roadmap kiezen we met je team de toepassingen die ertoe doen, werken we de eerste uit en leggen we de spelregels vast. Elke workflow krijgt een AI-fiche: wat hij doet, welke gegevens hij ziet en wie hem stopt. Zo weet iedereen wat mag.
Je gegevens blijven in je eigen pakketten. De AI ziet alleen wat we samen afspreken en draait standaard in de EU. We werken alleen met providers die je gegevens niet gebruiken om modellen te trainen. Model, provider en land staan in de AI-fiche.
Wie AI inzet, moet zorgen dat de mensen die ermee werken er voldoende over weten. Dat geldt ook voor een kleine zaak. Een workflow die offertes of facturen voorbereidt, beslist niet over mensen en valt doorgaans niet onder de toepassingen met een hoog risico. Dit is geen juridisch advies. Lees de AI Act in klare taal
Breng hem mee naar een Pitstop van 1 uur. We zeggen eerlijk of AI helpt, of dat je pakket het al kan. Liever eerst kennismaken? Dat kan ook, 30 minuten online.
1 uur · bij ons of online · samenvatting binnen 2 werkdagen