Koppeling
Microsoft 365
Outlook, Teams en SharePoint: mailbox, procedures, verslagen.
Minder mails en papierwerk, meer tijd voor zorg.
Ethic ontwerpt AI-agents en bouwt workflows die zorg- en welzijnsteams helpen met mailboxbeheer, aanmeldingen en het implementeren van procedures. We beginnen met een pilot van 4 à 6 weken. Over zorgvragen beslist altijd de zorgverlener en de AI krijgt alleen de gegevens die nodig zijn.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die AI dagelijks toepast
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, een digital product studio uit Leuven die sinds 2011 software, platformen en koppelingen bouwt en onderhoudt voor meer dan 400 organisaties.
In het kort
- Voor wie
- Ziekenhuizen, eerstelijn, praktijken en welzijnsvoorzieningen
- Waar we starten
- Eén taak, zoals de gedeelde mailbox of de aanmeldingen
- Onze grens
- Geen AI die diagnoses stelt, triage doet of over behandeling beslist
Typische AI-workflows in de zorg
Vier taken die nu zorgtijd innemen
Elk team heeft wel een testcase. We starten met één taak, meten in de pilot hoeveel tijd ze vraagt en hoe vaak je team iets moet verbeteren, en beslissen dan samen of we verdergaan.
-
Gedeelde mailbox
Naar Gedeelde mailboxVandaagDe algemene mailbox loopt vol met vragen van cliënten, familie en verwijzers, vaak met cliëntgegevens erin. Iemand leest alles, sorteert en stuurt door.
Met een AI-workflowElke mail krijgt een label en komt bij de juiste collega terecht: dat blijft intern en is terug te draaien, dus dat mag de AI zelf. Voor vaste vragen staat een conceptantwoord klaar. Versturen doet je team.
-
Formulieren en aanvragen
Naar Formulieren en aanvragenVandaagAanmeldingen komen binnen via mail, telefoon en webformulier, telkens in een andere vorm. Overtypen en terugbellen kosten veel tijd.
Met een AI-workflowVrije tekst wordt een aanmelding met vaste velden. Ontbreekt er iets, dan zie je dat meteen. De AI bepaalt geen voorrang of urgentie: een medewerker beoordeelt de vraag en beslist wat volgt.
-
Kennisassistent
Naar KennisassistentVandaagWaar stond die procedure ook weer? Tientallen documenten op SharePoint, drie versies van hetzelfde protocol.
Met een AI-workflowJe team stelt een vraag en krijgt een antwoord uit je eigen procedures, met bronvermelding. Is er te weinig onderbouwing, dan geeft de assistent geen antwoord en verwijst hij door. Dat testen we vooraf.
-
Rapportering
Naar RapporteringVandaagHet jaarverslag en de registraties voor de overheid of de subsidiegever slorpen elk jaar veel tijd op.
Met een AI-workflowDe cijfers komen uit je eigen systemen. De AI schrijft een eerste toelichting, met de bron bij elk getal. Jij leest na en keurt goed.
Koppelingen
Je hoeft niet van software te veranderen
We bouwen in de systemen waar je team al mee werkt, met niet meer toegang dan nodig. Je IT-verantwoordelijke of IT-partner beslist mee over rechten en toegang.
Koppeling
Odoo
Facturen, aanvragen en rapportering als je organisatie op Odoo draait.
Werk je volledig in Microsoft 365 en gaat het om één mailbox of een paar documenten? Kijk dan eerst wat je eigen pakket al kan.
Je patiënten- of cliëntendossier raken we alleen aan met je leverancier en je DPO aan tafel, en via een officiële koppeling.
Voor je DPO
Gevoelige gegevens vragen strakke afspraken
01
Gezondheidsgegevens
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen extra bescherming. Daarom tekenen we eerst de gegevensstroom en pas dan de workflow. De AI krijgt alleen wat nodig is, gepseudonimiseerd waar het kan.
02
Beroepsgeheim
Je zorgverleners zijn gebonden aan het beroepsgeheim, en een tool mag dat niet ondergraven. Samen met hen en je DPO leggen we vast welke gegevens een workflow mag zien, en welke nooit. Dat staat zwart op wit in de AI-fiche.
03
AI Act
Gebruikt je organisatie AI, dan moeten je medewerkers er voldoende over weten. Toepassingen zoals triage van spoedpatiënten gelden als hoog risico, en die bouwen we niet.
Dit is geen juridisch advies. Je DPO of jurist heeft het laatste woord.
Spelregels
Over zorg beslist altijd de zorgverlener.
Over diagnoses, triage en behandeling beslist altijd een persoon, niet AI.
Menselijke controle
AI mag intern werk doen dat je kan terugdraaien, zoals mails labelen. Berichten naar buiten en beslissingen over personen worden eerst door een collega nagekeken.
Alleen nodige gegevens
We gebruiken het kleinste model dat werkt en alleen de gegevens die nodig zijn. De AI draait standaard op Europese hosting. Indien nodig en mogelijk zelfs lokaal.
Een vaste verantwoordelijke
De AI-fiche vermeldt wat AI zelf mag doen, wanneer goedkeuring nodig is en wanneer de workflow stopt. Eén verantwoordelijke in je team kan de workflow stopzetten.
Wie het bouwt
Een nieuw merk, gebouwd op vijftien jaar vakmanschap
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, de digital product studio uit Leuven. Zenjoy ontwerpt, bouwt en onderhoudt sinds 2011 software, platformen en koppelingen voor meer dan 400 organisaties. Dat merk je aan hoe we AI bouwen: met tests, documentatie en onderhoud, zodat het over drie jaar nog werkt.
AI gebruiken we al jaren in ons eigen werk. Met Ethic zetten we die ervaring nu in waar het ertoe doet, ook in de zorg.
15 jaar
software bouwen en onderhouden
400+
organisaties
4 jaar
dagelijks AI in ons eigen werk
Je spreekt met de mensen die bouwen
Geen tussenpersoon: wie je workflow ontwerpt en bouwt, zit zelf mee aan tafel.
Code, documentatie en toegangen op jullie naam
Code, prompts, documentatie en toegangen staan op jullie naam, niet op de onze.
Na de lancering blijven we betrokken
Verandert een systeem of een model, dan past hetzelfde team de workflow aan.
Instappen
Begin klein, met één vraag of één taak
1 uur of 2 à 3 weken
AI-advies
Een Pitstop van 1 uur om je vraag scherp te krijgen, of een AI Scan van 2 à 3 weken: waar AI in je organisatie helpt en waar niet.
Je krijgt een concreet advies of een actieplan.
4 à 6 weken
Pilot rond één workflow
In je eigen omgeving. We meten de tijd per taak en hoe vaak je team moet corrigeren.
Daarna beslis je: invoeren, bijsturen of stoppen.
Per groep
Opleiding AI-geletterdheid
Plakken collega’s al cliëntgegevens in een chattool? Een opleiding voor je hele team of een kerngroep maakt duidelijk wat wel en niet mag.
Een eerste stap naar de AI-geletterdheid die de AI Act vraagt.
Voorstel
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.
Na de pilot
Na de pilot staat alles op jullie naam: code, prompts, documentatie en toegang. Onderhoud loopt via een vaste maandelijkse afspraak: updates, monitoring en kleine aanpassingen. Nieuwe workflows plannen we apart.
Veelgestelde vragen
Vragen die zorgorganisaties ons stellen
Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.
Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.
Mag dit binnen het beroepsgeheim?
Dat hangt af van welke gegevens de workflow ziet en wie toegang heeft. Een kennisassistent op je procedures heeft vaak geen cliëntgegevens nodig. Een algemene mailbox wel: daar staan namen en zorgvragen in. Welke gegevens de AI dan mag zien, beslissen je zorgverleners en je DPO mee. Wat niet nodig is, gaat er niet in.
Waar staan onze gegevens, en traint de AI erop?
Standaard draait het model in de EU. Kan dat niet, dan staat dat in de AI-fiche en beslis je mee. In de AI-fiche staat welk model draait, bij welke provider en in welk land. Het model wordt nooit getraind op jullie gegevens. Het leest alleen de bronnen die we samen afspreken.
Wat als de AI zich vergist? Wie controleert?
Een medewerker van je team. De AI zet klaar, een mens keurt goed. We houden bij wat de AI voorstelt en wat je team aanpast. In de pilot meten we hoe vaak dat gebeurt, zodat je beslist op basis van cijfers en niet op gevoel.
Hoeveel tijd vraagt dit van ons team?
Minder dan je vreest, maar niet niets. Voor de start spreken we met de mensen die de taak vandaag doen, want zij weten waar het wringt. Tijdens de pilot vragen we een vaste contactpersoon die de voorstellen van de AI nakijkt en feedback geeft. Je DPO en IT schuiven aan op de momenten waar het over gegevens en toegang gaat.
Wat als onze softwareleverancier iets verandert?
Binnen het onderhoud volgen we de koppelingen op, zodat we een wijziging zo vroeg mogelijk zien. We passen de workflow aan zonder alles opnieuw te bouwen, en als een beter of kleiner model beschikbaar is, wisselen we. Dat zit in de vaste onderhoudsafspraak. Stop je, dan staat alles op jullie naam.
Wat vraagt de AI Act van ons?
Gebruikt je organisatie AI, dan moet ze maatregelen nemen die de AI-geletterdheid van medewerkers ondersteunen. Een opleiding is een goede eerste stap. Voor elke workflow leggen we vast wie aanbieder is en wie gebruiksverantwoordelijke. Dat hangt af van wat we bouwen en onder wiens naam het draait. Toepassingen met een hoog risico in de zorg, zoals triage van spoedpatiënten, bouwen we niet.
Welke taak houdt je team het meest weg van de zorg?
Vertel ons waar het wringt. We zeggen eerlijk of AI helpt en welke hulp past. Wil je meteen één vraag inhoudelijk uitwerken, vraag dan een Pitstop van 1 uur aan.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die AI dagelijks toepast