voor social profit en kmo’s die in Odoo werken
AI leest aanvragen en documenten en zet ze als voorstel klaar in Odoo. We gebruiken eerst wat Odoo zelf kan en bouwen alleen wat ontbreekt, te beginnen met een pilot rond één taak.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, een digital product studio uit Leuven. Sinds 2011 bouwt Zenjoy koppelingen met onder meer SAP, Odoo, Salesforce en Airtable.
In het kort
Eerlijk advies
Odoo heeft zelf AI ingebouwd, en voor veel taken is dat genoeg. We zeggen je eerlijk welke van de drie past, ook als dat de goedkoopste is.
| Odoo AI | Een vaste regel in Odoo | Eigen workflow via een koppeling | |
|---|---|---|---|
| Goed voor | Mails opstellen, de chatter samenvatten, velden laten invullen, documenten sorteren, leveranciersfacturen inlezen en in gewone taal vragen stellen over je eigen gegevens. | Taken zonder vrije tekst. Een mail naar een vast adres wordt een lead of ticket, een nieuwe status zet een taak klaar. | Gevoelige gegevens, aanvragen uit kanalen buiten Odoo, gegevens uit meerdere systemen of een model dat je zelf kiest. |
| Let op | Odoo AI werkt met ChatGPT of Gemini. Op Odoo.sh of een eigen server heb je daarvoor eigen API-sleutels nodig. Facturen van gekozen leveranciers kan Odoo ook automatisch boeken: zet dat bewust aan. | Een regel begrijpt geen vrije tekst. Bij elke uitzondering moet iemand toch ingrijpen. | Meer bouwwerk vooraf. En niet elk Odoo-abonnement geeft toegang tot de externe API. Dat kijken we eerst na. |
| Wat wij doen | Afspreken wat AI mag zien, en je team leren ermee werken. | Zeggen dat een regel volstaat. Dan bouwen we geen AI. | Bouwen met een AI-fiche, testen in een pilot en onderhouden na de lancering. |
Wat je ermee kan
Boekhouding en Documenten
Odoo leest leveranciersfacturen zelf in en kan documenten met AI sorteren. Wij bouwen erbij voor documenten die meer vragen, zoals contracten, attesten of dossiers met bijlagen, of als je een eigen model wil. Sorteren mag de koppeling zelf, boeken doet je team.
CRM en Helpdesk
Een aanvraag via je website, mail of pdf wordt een lead of ticket met ingevulde velden. Bestaande contacten worden herkend. Twijfelgevallen gaan naar een collega.
Documenten en Kennis
Je team vraagt in gewone taal naar contracten, procedures of afspraken. Het antwoord linkt naar het document in Odoo. Odoo kan dit ook zelf met AI-agents; wij bouwen het als je een ander model of strengere toegangsregels wil.
Boekhouding en Verkoop
De cijfers komen rechtstreeks uit Odoo. AI schrijft alleen de toelichting, met de bron bij elk getal. Jij werkt het rapport af voor je bestuur.
Zo werkt het
Zo werkt een koppeling voor aanvragen. Een concept klaarzetten mag ze zelf. Een antwoord aan de aanvrager gaat langs een collega.
Via je webformulier, een mail of een pdf, zoals vandaag.
Een model dat we samen kozen haalt naam, organisatie en vraag eruit. Alleen de velden uit de AI-fiche.
De koppeling zoekt het bestaande contact en zet zelf een lead of ticket klaar als concept. Dat kan je altijd terugdraaien.
Twijfelt de AI over het contact of de vraag? Dan krijgt het voorstel een markering en beslist een collega.
De logs tonen de aanvraag, het voorstel, de aanpassingen en wie wat goedkeurde.
In de pilot
In de pilot meten we twee dingen: hoeveel tijd een aanvraag je team kost, en hoe vaak je een voorstel moet aanpassen. Op basis daarvan beslis je: invoeren, bijsturen of stoppen.
AI-fiche
Bij elke koppeling hoort een AI-fiche. Je DPO en je IT-verantwoordelijke lezen ze voor we live gaan. Zo ziet ze eruit.
Voorbeeld
Aanvragen naar Odoo CRM
Wat het doet
Leest nieuwe aanvragen uit het formulier op je website en uit de mailbox info@, en zet een concept-lead klaar in Odoo CRM. Maakt geen offertes en verstuurt niets.
Welke gegevens
Naam, organisatie, e-mailadres en de tekst van de vraag. Geen bijlagen, geen boekhouding, geen rekeningnummers.
Model en plaats
Een taalmodel dat in de EU draait. Odoo zelf blijft waar het nu draait. De provider sluit in zijn contract uit dat je gegevens gebruikt worden om modellen te trainen.
Wie controleert
Zelf: een concept-lead klaarzetten en een label geven. Langs de verantwoordelijke ledenwerking: elke lead bevestigen en elk antwoord aan de aanvrager. Twijfel over het contact gaat naar dezelfde collega.
Wat we bijhouden
Elke aanvraag, het voorstel, de aanpassing en wie goedkeurde. We bewaren dat 90 dagen.
Eigenaar en stoppen
De verantwoordelijke ledenwerking bij je organisatie. De koppeling werkt met een eigen Odoo-gebruiker en API-sleutel. Trek je die sleutel in, dan stopt ze meteen.
Controle
Sommige deuren gaan in twee richtingen open, andere maar in één. Wat je kan terugdraaien en binnen je organisatie blijft, mag AI zelf doen. Wat naar buiten gaat of over een persoon beslist, gaat eerst langs een collega. We spreken af wat AI zelf mag uitvoeren, wanneer iemand moet goedkeuren en wanneer de workflow stopt.
De koppeling krijgt een eigen Odoo-gebruiker met een eigen API-sleutel, en ziet alleen de modules die ze nodig heeft. De sleutel tijdig vernieuwen zit in het onderhoud.
Labelen, sorteren en een concept klaarzetten mag de koppeling zelf. Boeken, bevestigen en versturen doet je team.
Dubbele contacten, onvolledige aanvragen, onleesbare bijlagen. We testen met echte voorbeelden voor we live gaan.
Odoo Online laat je Europa kiezen als hostingregio. Het AI-model draait standaard in de EU, en we zetten provider en land in de AI-fiche.
Wie het bouwt
Ethic is de AI-studio van Zenjoy uit Leuven. Hetzelfde team bouwt en onderhoudt je workflow, en alles staat op jullie naam.
15 jaar
software bouwen en onderhouden
400+
organisaties
4 jaar
dagelijks AI in ons eigen werk
Gebouwd om te blijven werken
01
Odoo vernieuwt zijn API en schrapt de oudere. Wij bouwen meteen op de nieuwe API en houden de releases in het oog.
02
Een beter of zuiniger model kan de plaats innemen van het huidige. We behouden de workflow en testen hem opnieuw.
03
Code, prompts, documentatie en toegang.
04
Maandelijks onderhoud dekt updates, monitoring en kleine aanpassingen. Nieuwe workflows plannen we apart.
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.
Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.
Technische noot
Stand oktober 2026. Odoo AI zit in Odoo 19. Odoo plant zijn oudere externe API’s te schrappen: in Odoo Online vanaf versie 21.1 (winter 2027), in Odoo 22 (najaar 2028). Een API-sleutel vervalt na hoogstens drie maanden. Wij bouwen op de nieuwe API en vernieuwen sleutels binnen het onderhoud.
Niet veel, maar wel de juiste mensen. Bij de start heb je iemand nodig die de taak goed kent, bijvoorbeeld van de boekhouding, en iemand met beheerrechten in Odoo die de API-toegang regelt. Tijdens de pilot keurt je team de voorstellen goed binnen het werk dat het vandaag al doet. Om de paar weken bekijken we samen de cijfers en sturen we bij. Wat we van jullie nodig hebben, staat in het voorstel.
Odoo blijft waar het nu staat: op Odoo Online in de regio die je koos, op Odoo.sh of op je eigen server. Weet wel dat Odoo Online zijn back-ups ook in Canada bewaart, en dat kan je niet beperken. De koppeling stuurt alleen de velden uit de AI-fiche naar het AI-model. Welk model dat is, bij welke provider en in welk land, staat in de AI-fiche. De ingebouwde AI van Odoo werkt met ChatGPT of Gemini. Dat bekijken we samen met je DPO.
Dat gebeurt, en daarom maakt de koppeling alleen voorstellen. Je team keurt goed voor iets in Odoo bevestigd wordt. Twijfelt de AI, dan krijgt het voorstel een markering. In de pilot spreken we vooraf af hoeveel fouten aanvaardbaar zijn, en de logging toont waar het misloopt.
Odoo brengt geregeld nieuwe versies uit en schrapt soms oude onderdelen. De oudere API’s verdwijnen volgens de planning in Odoo Online 21.1 en in Odoo 22. Wij volgen dat op en passen de koppeling aan voor er iets misloopt. Ook de API-sleutel vernieuwen we op tijd. Dat zit in de maandelijkse onderhoudsafspraak.
De AI Act verdeelt rollen. Je organisatie gebruikt de koppeling onder eigen gezag en is daarmee meestal gebruiksverantwoordelijke. Wie het AI-systeem ontwikkelt en onder eigen naam in gebruik neemt, is aanbieder. Welke rol bij wie ligt, zetten we per koppeling in de AI-fiche. De AI Act vraagt ook dat je werkt aan de AI-kennis van je medewerkers. Daarvoor bestaat onze opleiding AI-geletterdheid. Dit is geen juridisch advies.
Je Odoo-partner blijft verantwoordelijk voor je configuratie en je modules. Wij bouwen de AI-laag ernaast, via de officiële API van Odoo en met een eigen gebruiker. Voor een upgrade spreken we af wie wat test. Zo weet iedereen wie waarvoor aanspreekbaar is.
Hoort hierbij
Workflow
Documenten en facturenKoppeling
Boekhouding en PeppolSector
Social profitKoppeling
Microsoft 365In een eerste gesprek kijken we naar je Odoo en naar één taak waarbij je team vandaag gegevens overtypt. Je krijgt een eerlijk advies: Odoo AI, een vaste regel of een eigen workflow.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt
