Elke factuur bij het juiste project.
Ook de uitzonderingen.

Soms wel. Werk je in Odoo en krijg je vooral gewone aankoopfacturen, dan kan Odoo ze zelf inlezen en er een conceptfactuur van maken, ook als je ze naar een vast mailadres stuurt. Zet dat eerst aan en kijk hoe ver je ermee komt. We helpen het instellen of bekijken het samen in een Pitstop. Lees meer over Odoo of over boekhouding en Peppol

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen sturen via Peppol. Voor die facturen valt het overtypen weg. Nakijken, toewijzen en goedkeuren blijft wel werk. Is je organisatie niet btw-plichtig, of verricht ze enkel vrijgestelde handelingen, dan blijven er pdf’s binnenkomen. Vraag het na bij je boekhouder. Onkostennota’s en attesten komen sowieso niet via Peppol. Bron: efactuur.belgium.be

Komt bijna alles via Peppol, dan bouwen we enkel wat overblijft: toewijzen aan project of subsidie, en de goedkeuring. Een eigen workflow loont vooral als documenten via verschillende kanalen binnenkomen, naar meer dan één systeem gaan of gevoelige gegevens bevatten.

Na een kennismaking van 30 minuten draait de pilot 4 à 6 weken in je eigen omgeving, met echte facturen. Tijdens die weken meten we hoelang het verwerken van een factuur duurt en hoe vaak je team iets moet aanpassen. Daarna beslis je met cijfers: invoeren, bijsturen of stoppen. Wil je eerst weten of het zinvol is, begin dan met een Pitstop van 1 uur.

Het model ziet enkel de documenten uit de afgesproken mailbox of map, en de velden die het nodig heeft. We kiezen een model en hosting die passen bij hoe gevoelig je gegevens zijn, standaard in de EU. We werken enkel met een provider die je gegevens niet gebruikt om modellen te trainen. Alles staat in de AI-fiche.

Dat kan gebeuren. Daarom keurt een collega elke factuur goed vóór er iets geboekt wordt. Twijfelt de AI over een veld, dan zie je dat meteen. Een nieuw rekeningnummer of een bedrag boven je drempel krijgt een extra controle. Tijdens de pilot tellen we hoe vaak iemand moet corrigeren.

De workflow controleert zichzelf: lukt een stap niet meer of wijken de resultaten af, dan krijgen wij een melding. Herstellen valt onder de onderhoudsafspraak. Zenjoy onderhoudt platformen en koppelingen al jaren na de lancering; je workflow krijgt dezelfde zorg.

Je organisatie gebruikt de workflow en is daarmee meestal de gebruiksverantwoordelijke. Wie welke rol heeft, schrijven we per workflow in de AI-fiche. Een workflow die facturen inleest, beslist niet over mensen en valt doorgaans niet onder de toepassingen met een hoog risico. Je team moet wel weten hoe het werkt en waar het fout kan gaan. Dat heet AI-geletterdheid. We leggen de workflow uit aan wie ermee werkt; wil je meer, dan kan dat met een opleiding. Dit is geen juridisch advies.

Ja, als die informatie ergens staat: op de factuur, in een bestelbon of in eerdere boekingen van dezelfde leverancier. De AI doet een voorstel en je team bevestigt. Bij facturen die over meer dan één subsidie verdeeld worden, beslist altijd iemand van je team.