Buiten Peppol
Facturen en kastickets van buiten Peppol
Facturen van buitenlandse leveranciers, kastickets en onkostennota’s komen in één wachtrij. AI leest ze uit en zet een concept klaar in je pakket. Boeken doet je team.
voor kmo’s en organisaties met een boekhoudpakket
Peppol levert je facturen als data. Wij helpen met de rest.
Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar facturen via Peppol, als gestructureerde data. Die moet niemand nog uitlezen, ook geen AI. Wij helpen met wat Peppol niet oplost: facturen en kastickets van buiten Peppol, toewijzen aan projecten of subsidies, en goedkeuren tussen je systemen.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt
Ethic is de AI-studio van Zenjoy, een digital product studio uit Leuven. Sinds 2011 bouwt Zenjoy koppelingen met onder meer SAP, Odoo, Salesforce en Airtable.
In het kort
- Werkt met
- Exact Online, Odoo, Octopus, Billit, Yuki en Teamleader, via hun API
- Eerst
- Wat Peppol en de factuurherkenning van je pakket al voor je doen
- Data
- Je boekhouding blijft in je pakket. Per toepassing een AI-fiche met model, provider en land.
Eerlijk advies
Peppol, je boekhoudpakket of een eigen workflow?
Voor veel facturen heb je geen AI meer nodig, en voor nog meer volstaat je pakket. We zeggen je eerlijk welke van de drie past, ook als dat de goedkoopste is.
| Peppol | Je boekhoudpakket | Eigen workflow via een koppeling | |
|---|---|---|---|
| Goed voor | Facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Ze komen binnen als data: leverancier, bedragen en btw staan al in de juiste velden. | Pdf-facturen en kastickets herkennen, een boekingsvoorstel maken en betalingen afpunten. Exact Online, Odoo, Octopus en Billit doen dat vandaag zelf. | Toewijzen aan projecten of subsidiedossiers, documenten uit meerdere kanalen en een goedkeuring die tussen je systemen doorloopt. |
| Let op | Niet alles komt via Peppol: buitenlandse leveranciers, kastickets en onkostennota’s blijven pdf of papier. Organisaties zonder btw-plicht, of met enkel vrijgestelde activiteiten, vallen buiten de verplichting. | Ook een Peppol-factuur moet op de juiste rekening en het juiste project. Daarvoor stel je regels in, en die dekken niet elke uitzondering. | Meer bouwwerk vooraf. En niet elk pakket geeft via zijn API toegang tot alles wat je nodig hebt. Dat kijken we eerst na. |
| Wat wij doen | Nagaan of je Peppol goed ontvangt. Meestal regelt je pakket of je boekhouder dat. | Helpen de herkenning en de regels in te stellen. Volstaat dat, dan bouwen we geen AI. | Bouwen met een AI-fiche, testen in een pilot met jullie echte documenten en onderhouden na de lancering. |
Wat je ermee kan
Vier taken die Peppol niet oplost
Toewijzen
Elke factuur bij het juiste project
Ook een Peppol-factuur moet bij het juiste project, budget of subsidiedossier. AI stelt het voor op basis van de bestelbon en eerdere boekingen, en toont waarop het steunt.
Goedkeuren
Goedkeuren zonder rondmailen
Wie moet tekenen, krijgt de factuur met het voorstel erbij, in Teams of in de mail. Na de goedkeuring staat de boeking klaar in je pakket.
Rapportering
Cijfers met uitleg voor je bestuur
De cijfers komen rechtstreeks uit je boekhouding. AI schrijft een eerste toelichting, met de bron bij elk getal. Jij werkt het rapport af.
Zo werkt het
Van Peppol of pdf tot goedgekeurde boeking
Zo werkt een koppeling voor inkomende facturen. Een concept klaarzetten mag ze zelf. Definitief boeken en betalen gaan langs een collega.
- 1
Binnenkomen
Via Peppol, een vaste mailbox of een gedeelde map. Peppol-facturen zijn al data en slaan de volgende stap over.
- 2
Uitlezen
Voor pdf’s en kastickets leest AI de gegevens uit en geeft per veld aan hoe zeker het is.
- 3
Voorstel in je pakket
De koppeling zoekt leverancier, project en kostenplaats en zet een conceptboeking klaar. Er is nog niets geboekt.
- 4
Een collega keurt goed
Twijfelt de AI, of gaat het om een nieuw rekeningnummer of een bedrag boven je drempel? Dan krijgt het voorstel een markering en kijkt ook een tweede collega.
- 5
Alles gelogd
De logs tonen per factuur wat binnenkwam, wat de AI voorstelde, wat iemand aanpaste en wie goedkeurde.
In de pilot
In de pilot meten we twee dingen: hoeveel tijd een factuur je team kost, en hoe vaak iemand een voorstel moet aanpassen. Op basis daarvan beslis je: invoeren, bijsturen of stoppen.
AI-fiche
Op één blad: wat de koppeling mag en wie ze stopt
Bij elke koppeling hoort een AI-fiche. Je boekhouder, je IT-verantwoordelijke en je DPO lezen ze voor we live gaan. Zo ziet ze eruit.
Voorbeeld
Facturen buiten Peppol naar Exact Online
-
Wat het doet
Leest pdf-facturen en kastickets uit de mailbox facturen@ en zet een conceptboeking klaar in Exact Online, met een voorstel voor project en kostenplaats. Peppol-facturen krijgen enkel dat voorstel. Boekt en betaalt niets zelf.
-
Welke gegevens
Enkel de documenten in facturen@ en de lijsten met leveranciers, projecten en kostenplaatsen in Exact Online. Geen toegang tot bankrekeningen, betalingen of andere mailboxen.
-
Model en plaats
Een taalmodel dat in de EU draait. Exact Online blijft waar het nu draait. De provider sluit in zijn contract uit dat je gegevens gebruikt worden om modellen te trainen.
-
Wie controleert
Zelf: uitlezen en een concept klaarzetten. Langs de boekhouder: elke boeking voor ze definitief wordt. Boven een afgesproken bedrag of bij een nieuw rekeningnummer tekent ook een tweede collega.
-
Wat we bijhouden
Per document: wat binnenkwam, wat de AI voorstelde, wat iemand aanpaste en wie goedkeurde. We bewaren dat 90 dagen.
-
Eigenaar en stoppen
De financieel verantwoordelijke bij je organisatie. De koppeling werkt met een eigen gebruiker in Exact Online. Trek je die toegang in, dan stopt ze meteen.
Controle
Eerst de rechten, dan de AI
Sommige deuren gaan in twee richtingen open, andere maar in één. Wat je kan terugdraaien en binnen je organisatie blijft, mag AI zelf doen. Wat naar buiten gaat of over een persoon beslist, gaat eerst langs een collega. We spreken af wat AI zelf mag uitvoeren, wanneer iemand moet goedkeuren en wanneer de workflow stopt.
Een eigen gebruiker
De koppeling krijgt een eigen gebruiker of API-sleutel in je boekhoudpakket en ziet alleen wat ze nodig heeft. Betalingen en bankrekeningen blijven buiten bereik.
Voorstellen wel, boeken niet
Uitlezen, toewijzen en een concept klaarzetten mag de koppeling zelf. Boeken, goedkeuren en betalen doet je team.
Getest op wat misloopt
Dubbele facturen, een nieuw rekeningnummer, een onleesbaar kasticket. We testen met echte voorbeelden voor we live gaan.
Europa waar het kan
Je boekhouding blijft waar ze nu staat. Het AI-model draait standaard in de EU, en we zetten provider en land in de AI-fiche.
Wie het bouwt
Een nieuw merk, gebouwd op vijftien jaar vakmanschap
Ethic is de AI-studio van Zenjoy uit Leuven. Hetzelfde team bouwt en onderhoudt je workflow, en alles staat op jullie naam.
15 jaar
software bouwen en onderhouden
400+
organisaties
4 jaar
dagelijks AI in ons eigen werk
Gebouwd om te blijven werken
Een koppeling die meegroeit als je software verandert
01
Je pakket opgevolgd
We volgen nieuwe versies en Peppol-regels op. We passen je boekhoudkoppeling aan voordat er iets misloopt.
02
Ander model, zelfde werking
Een beter of zuiniger model kan de plaats innemen van het huidige. We behouden de workflow en testen hem opnieuw.
03
Alles op jullie naam
Code, prompts, documentatie en toegang.
04
Vast onderhoud
Maandelijks onderhoud dekt updates, monitoring en kleine aanpassingen. Nieuwe workflows plannen we apart.
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.
Veelgestelde vragen
Wat je ons vaak vraagt over boekhouding en Peppol
Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.
Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.
Stand oktober 2026
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De overheid plant e-reporting vanaf 2028; dat is nog geen wet.
Wij zijn een vzw zonder btw-nummer. Geldt Peppol voor ons?
Ben je niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet. Dat is ook zo als je enkel vrijgestelde activiteiten hebt, zoals veel organisaties in zorg en onderwijs. Heb je daarnaast belaste activiteiten, dan val je er wellicht wel onder. Vraag het na bij je boekhouder. Wie buiten de verplichting valt, krijgt nog pdf’s, en daar helpt AI wel bij.
Kan ons boekhoudpakket dit niet zelf?
Vaak wel. Exact Online, Odoo, Octopus en Billit herkennen pdf-facturen en maken zelf een boekingsvoorstel. Peppol-facturen komen er al als data binnen. Zet dat eerst aan en kijk hoe ver je ermee komt. Een eigen workflow loont pas als documenten via verschillende kanalen binnenkomen, aan projecten of subsidies moeten hangen, of langs meer dan één systeem gaan.
Wat als de AI een bedrag of rekeningnummer verkeerd leest?
Daarom maakt de koppeling alleen voorstellen. Een collega keurt elke boeking goed. Twijfelt de AI over een veld, dan zie je dat meteen. Een nieuw rekeningnummer of een bedrag boven je drempel krijgt een extra controle. In de pilot tellen we hoe vaak iemand moet corrigeren.
Werken jullie samen met onze boekhouder?
Ja. Je boekhouder of accountantskantoor blijft verantwoordelijk voor je boekhouding en je aangiftes. Wij bouwen de stap ervoor: documenten verzamelen, uitlezen en klaarzetten. Wat de koppeling mag, spreken we samen af, en het staat in de AI-fiche.
Waar staan onze gegevens, en waar draait de AI?
Je boekhouding blijft in je pakket, waar die vandaag draait. De koppeling stuurt alleen de velden uit de AI-fiche naar het AI-model. Welk model dat is, bij welke provider en in welk land, staat in de AI-fiche. Gebruik je de AI van je pakket zelf, dan gelden de afspraken van je leverancier. Die bekijken we samen met je DPO.
Wat betekent de AI Act voor ons?
Een koppeling die facturen uitleest en klaarzet, beslist niet over mensen en valt doorgaans niet onder de toepassingen met een hoog risico. Welke rol bij wie ligt, zetten we in de AI-fiche. De AI Act vraagt wel dat je werkt aan de AI-kennis van je medewerkers. Daarvoor bestaat onze opleiding AI-geletterdheid. Dit is geen juridisch advies.
Hoort hierbij
Workflow
Documenten en facturenSector
Social profitKoppeling
Odoo
Welke facturen komen bij jullie nog niet via Peppol?
In een eerste gesprek kijken we naar je boekhoudpakket en naar de documenten die je team vandaag nog overtypt. Je krijgt eerlijk advies: Peppol, je pakket of een eigen workflow.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt