voor social profit, zorg en onderzoek

Het eerste ontwerp van je kwartaalrapport staat klaar.

We halen de cijfers uit je systemen en zetten een eerste versie klaar voor je bestuur, met de bron bij elk getal. Jij vult aan en beslist wat erin komt.

Bespreek je workflow Eerst een Pitstop van 1 uur

Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt

Ethic is de AI-studio van Zenjoy uit Leuven. Sinds 2011 bouwt en onderhoudt dat team software, platformen en koppelingen voor meer dan 400 organisaties.

Bekijk het werk van Zenjoy

Een vrouw in een zetel bekijkt een klaargezet rapport op haar laptop en schrijft een notitie bij.

In het kort

Werkt met: Odoo, je boekhoudpakket of CRM, Excel en SharePoint
Controle: Elk getal linkt naar zijn bron. Niets vertrekt zonder je akkoord.
Start: Een pilot rond één rapport dat terugkomt

Zo werkt het

Code rekent, AI schrijft, jij beslist

Een taalmodel is goed in tekst, niet in rekenen. Daarom laat de workflow het model nooit zelf cijfers bedenken.

1

Bronnen afspreken
Samen leggen we vast welke systemen meetellen en wat elk cijfer betekent. Wat is bij jullie een "actieve vrijwilliger" of een "afgerond dossier"?
2

Cijfers ophalen en berekenen
De workflow haalt de gegevens uit Odoo en je Excel-bestand en rekent ze uit met vaste formules. Gewone code, geen taalmodel.
3

Eerste versie schrijven
AI schrijft de toelichting rond de cijfers, op basis van je notities en vorige kwartaalrapporten. Bij elke alinea staat de bron.
4

Jij leest na en vult aan
Je past aan wat niet klopt en schrijft wat alleen jij weet. Afwijkende of ontbrekende cijfers zijn gemarkeerd.
5

Bewaren en bijhouden
De goedgekeurde versie komt in je eigen map. We houden bij wat AI voorstelde en wat jij veranderde.

Herken je dit?

Rapporteren is vandaag vooral knippen en plakken

Elk kwartaal hetzelfde: het bestuur wil de kerncijfers en een korte toelichting. Het schrijven valt mee. Het samenzoeken niet. Voor een werkings- of jaarverslag geldt hetzelfde.

Cijfers verzamelen

Vandaag
Exports uit Odoo en een Excel-bestand met leden en activiteiten, samengevoegd in een overzicht dat maar één collega begrijpt.

Met deze workflow
De cijfers komen rechtstreeks uit je systemen en worden met vaste formules berekend.
De tekst

Vandaag
Je opent het rapport van vorig kwartaal en herschrijft het, alinea per alinea.

Met deze workflow
Er staat een eerste versie van de toelichting klaar, op basis van je notities, met een bron bij elke alinea.
Nakijken

Vandaag
Een getal klopt niet meer met de bron, en niemand weet nog waar het vandaan kwam.

Met deze workflow
Elk getal linkt naar zijn bron en zijn berekening. Ontbreekt er iets, dan staat er een vraag in plaats van een gok.
De deadline

Vandaag
De laatste week voor de bestuursvergadering gaat op aan zoeken en controleren.

Met deze workflow
Je tijd gaat naar wat het rapport moet zeggen.

Met welke systemen

AI-fiche

Bij deze workflow hoort een AI-fiche

Eén blad dat je team, je bestuur en je DPO meteen begrijpen. Zo ziet dat eruit voor een kwartaalrapport.

Een man leest een blad met een korte, overzichtelijke lijst.

Voorbeeld

Kwartaalrapport voor het bestuur

Versie 1.0 · oktober 2026

Wat het doet

Maakt elk kwartaal een eerste versie van het bestuursrapport: de kerncijfers, een toelichting per cijfer en een lijst met open vragen.
Welke gegevens

Totalen uit Odoo (facturatie) en uit het Excel-bestand met leden en activiteiten. Geen namen en geen individuele dossiers.
Model en plaats

De cijfers berekent gewone code, niet het taalmodel. De tekst schrijft een taalmodel dat in de EU draait. De provider gebruikt je gegevens niet om modellen te trainen; dat staat in zijn contract.
Wie controleert

De coördinator leest elke versie na. Geen getal zonder link naar zijn bron. Het rapport gaat pas naar het bestuur na goedkeuring.
Wat het niet doet
- Ontbrekende cijfers schatten of aanvullen: er komt een vraag in de plaats
- Zelf een rapport versturen naar je bestuur of subsidiegever
- Mensen beoordelen op basis van de cijfers
- Conclusies trekken die bij je bestuur horen
Wat we bijhouden

Welke bron en welke berekening achter elk cijfer zit, wat AI voorstelde en wat je aanpaste. 12 maanden bewaard, zodat je voor een heel jaarverslag kan nagaan waar elk cijfer vandaan komt. Enkel zichtbaar voor de verantwoordelijke.
Eigenaar en stoppen

Eigenaar: de administratief coördinator. Stoppen kan altijd: we trekken de toegang in en dragen logs en sjablonen over.

Wat je mag verwachten

Eén rapport, één pilot, een eerlijke beslissing

1

Bespreek je workflow
In 30 minuten kiezen we één rapport dat telkens terugkomt, bijvoorbeeld je kwartaalrapport.
2

Pilot van 4 à 6 weken
We werken met de gegevens van een vorig rapport, in je eigen omgeving. We meten de tijd per rapport en hoe vaak je moet corrigeren.
3

Je beslist
In gebruik nemen, bijsturen of stoppen, op basis van wat de pilot liet zien.
4

Na de pilot
Verandert een bron, dan krijgen wij een melding en passen we de workflow aan. Updates, monitoring en kleine aanpassingen zitten in een maandelijkse afspraak. Code, prompts, sjablonen en toegangen staan op jullie naam. Lees wat er na de pilot gebeurt

Onze spelregel

AI mag intern werk uitvoeren dat je kan terugdraaien, zoals een eerste versie in je map zetten of open vragen markeren. Externe communicatie en beslissingen over personen kijkt een collega eerst na. Dat geldt ook als je het rapport naar je bestuur of subsidiegever stuurt.

Wat je na het gesprek krijgt

Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.

In het voorstel: welk rapport en welke bronnen meedoen · welke gegevens het model ziet, afgestemd met je DPO · wat we tijdens de pilot meten

Veelgestelde vragen

Wat je ons vaak vraagt over rapportering

Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.

Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.

Hebben we hier wel AI voor nodig?

Niet altijd. Wil je vooral cijfers zien, elke maand dezelfde, of één korte toelichting? Dan volstaat vaak een rapport of dashboard in je eigen pakket. Voor een korte tekst is de AI-assistent die je team al gebruikt misschien genoeg. Dat zeggen we je eerlijk, en dan bouwen we niets.

Zitten je cijfers verspreid over meerdere systemen en Excel-bestanden, dan moeten ze eerst betrouwbaar binnenkomen. We bouwen eerst de koppeling, daarna de workflow. Naar de koppeling met Odoo

Gaat je rapport over cliënten, leden of deelnemers? Dan werken we met totalen, niet met namen, en maken we de AI-fiche vooraf samen met je DPO.

Hoeveel tijd vraagt dit van ons team?

De kennismaking duurt 30 minuten. Tijdens de pilot vragen we één collega die het rapport vandaag maakt: 2 uur om de bronnen en een vorig rapport samen door te nemen, daarna nalezen en aanvullen wat de workflow voorstelt. Zo meten we meteen hoeveel tijd een rapport nog vraagt.

Welke gegevens ziet het model, en waar draait het?

Alleen de bronnen die we vooraf afspreken, en waar het kan enkel totalen. Het model krijgt de berekende cijfers en je notities. Welk model het is en waar het draait, staat in de AI-fiche, die je DPO vooraf kan nalezen.

Klopt een rapport dat AI schreef wel?

De cijfers komen uit gewone code, met een link naar hun bron. De tekst eromheen kan fouten bevatten. Daarom leest iemand van je team elke versie na voor ze vertrekt, en meten we in de pilot hoe vaak je moet corrigeren.

Wat als Odoo, ons CRM of ons Excel-bestand verandert?

Leveranciers passen hun software aan, en kolommen in Excel verschuiven. De workflow controleert of de gegevens binnenkomen zoals verwacht en geeft een melding als dat niet zo is. Binnen het onderhoud passen we de koppeling aan.

Wat betekent de AI Act voor deze workflow?

Dat hangt af van wat het systeem doet en wie welke rol heeft. We bekijken het per geval en leggen de afspraken vast in de AI-fiche. Lees de AI Act in klare taal

Kan de workflow het sjabloon van onze subsidiegever volgen?

Ja, als het sjabloon vastligt. We gebruiken de rubrieken van je subsidiegever als structuur en vullen per rubriek de cijfers en een eerste toelichting in. Wat alleen jullie kunnen vertellen, zoals een moeilijk jaar of een nieuw project, schrijf je zelf.

Hoort hierbij

Welk rapport begint bij jullie elk kwartaal opnieuw van nul?

Vertel het ons. In de kennismaking kijken we of een AI-workflow helpt, of dat een rapport in je eigen pakket volstaat.

Bespreek je workflow Eerst een Pitstop van 1 uur

Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt

Het eerste ontwerp van je kwartaalrapport staat klaar.

Code rekent, AI schrijft, jij beslist

Bronnen afspreken

Cijfers ophalen en berekenen

Eerste versie schrijven

Jij leest na en vult aan

Bewaren en bijhouden