Vrije tekst in de juiste velden. Met de zin erbij.

Niet altijd. Vraagt je formulier vooral vaste gegevens, zoals een naam, een datum of een keuze uit een lijst? Maak dan het formulier beter, met keuzelijsten en verplichte velden. Zitten formulier en CRM in hetzelfde pakket, en heeft dat pakket eigen AI-functies? Probeer die dan eerst. Wij kijken mee of het volstaat voor je controlestap en je gegevens.

Een AI-workflow helpt het meest als aanvragen via website, mail en papier binnenkomen en in meer dan één systeem moeten. Zitten er gevoelige gegevens in, zoals over gezondheid, minderjarigen of een financiële situatie? Dan laat de workflow enkel lezen wat echt nodig is, met het kleinste model dat werkt. Dat bespreken we vooraf met je DPO.

Na een kennismaking van 30 minuten testen we 4 à 6 weken met echte aanvragen uit het verleden, in je eigen omgeving. Daarna heb je een werkende workflow rond één formulier, cijfers over tijd en correcties, en ons advies: invoeren, bijsturen of stoppen. Wil je eerst weten of het zinvol is? Begin dan met een Pitstop van 1 uur.

Enkel de velden die we samen afspreken en die in de AI-fiche staan. In Odoo of je CRM krijgt de workflow een eigen gebruiker met enkel de rechten die nodig zijn. Het model draait in de EU. We kiezen model en hosting op basis van hoe gevoelig je gegevens zijn. Je gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

Dat kan gebeuren. Daarom zet de workflow een aanvraag alleen als concept in je systeem, met status “Na te kijken”. Definitief wordt ze pas als een collega goedkeurt. Twijfelt de workflow, dan blijft het veld leeg. In de pilot meten we hoe vaak je collega moet corrigeren, en we spreken vooraf af welke foutmarge aanvaardbaar is. Alles wordt gelogd, zodat je achteraf ziet wat er gebeurde.

De workflow heeft controles en foutmeldingen, dus een wijziging valt snel op. Aanpassen zit in de onderhoudsafspraak. Zenjoy onderhoudt platformen en koppelingen al jaren na de lancering, met onder meer Salesforce, Odoo en Airtable.

Deze workflow leest aanvragen uit en bereidt ze voor. Hij beslist niet over mensen, en dat staat in de AI-fiche. Zou een systeem zelf bepalen wie toegelaten wordt tot een opleiding, of namens een overheid wie recht heeft op een uitkering of zorg, dan geldt het als AI-systeem met hoog risico (bijlage III van de AI Act; die regels gelden vanaf 2 december 2027). Zulke systemen bouwen we niet. Daarnaast vraagt de AI Act dat je organisatie maatregelen neemt om de AI-geletterdheid te ondersteunen van wie met AI werkt (artikel 4). Wie aanbieder is en wie gebruiksverantwoordelijke, leggen we vooraf samen vast. Dit is geen juridisch advies: laat het nalezen door je DPO of jurist.

Vaak wel. Mails kan de workflow op dezelfde manier lezen als een webformulier. Voor papier heb je een leesbare scan nodig. In de pilot testen we met echte voorbeelden, ook de rommelige. Blijkt een kanaal te onbetrouwbaar, dan zeggen we dat, en blijft dat kanaal handwerk.