Gedeelde mailbox
Vragen van ouders aan het secretariaat
Mails krijgen een label en een voorstel van antwoord, met een link naar het schoolreglement waar het past. Een medewerker past aan en verstuurt, per mail of als Smartschool-bericht.
voor scholen en scholengroepen
AI naast Smartschool, met leerlingdossiers buiten bereik.
Je secretariaat krijgt hulp bij vragen van ouders en aanvragen. Die komen binnen via je mailbox of formulieren, niet via Smartschool: daar krijgt een toepassing maar beperkte toegang. Wat naar ouders of leerlingen gaat, keurt eerst een collega goed.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt
Ethic is nieuw. Het team erachter niet. Ethic is de AI-studio van Zenjoy, de digital product studio uit Leuven die sinds 2011 platformen, apps en koppelingen bouwt en onderhoudt voor meer dan 400 organisaties. Bekijk het werk van Zenjoy
In het kort
- Werkt met
- Je mailbox en formulieren. Uit Smartschool enkel aanmelden, klassen en groepen (OneRoster) en berichten sturen.
- Eerst
- Wat Smartschool zelf al kan, en wat je scholengroep met de DPO afsprak
- Data
- Smartschool bewaart je gegevens in België. Ons deel draait in de EU.
Eerlijk advies
Smartschool zelf, een uitbreiding of een eigen AI-workflow?
Veel van wat een school nodig heeft, zit al in Smartschool. We zeggen je eerlijk welke van de drie past, ook als dat de goedkoopste is.
| Smartschool zelf | Een uitbreiding die je al hebt | Eigen AI-workflow | |
|---|---|---|---|
| Goed voor | Afwezigheden en inschrijvingen via Formulieren, schooldocumenten in Intradesk, overzichten van resultaten en leerlingenstromen in Analytics. | Werk dat al in Microsoft 365 of Google Workspace gebeurt. Smartschool biedt voor beide een uitbreiding aan. | Een taak die over Smartschool, de mailbox en je documenten heen gaat, met een controlestap en logging. |
| Let op | Je werkt binnen de modules en velden die Smartschool voorziet. Vraag bij Smartschool na wat er intussen bijkwam, voor je iets laat bouwen. | Microsoft Copilot toont wat een medewerker mag openen. Staan mappen te breed open, dan komt dat zo bovendrijven. | Meer werk vooraf. De school geeft toegang tot Smartschool, en berichten sturen vraagt een extra goedkeuring van Smartschool. |
| Wat wij doen | We zeggen het als je ons niet nodig hebt. Soms is een beter formulier genoeg. | Rechten nakijken, afspraken op papier zetten en je team opleiden. | Bouwen met een AI-fiche, testen met echte vragen en onderhouden na de lancering. |
Wat je ermee kan
Vier toepassingen naast Smartschool
Kennisassistent
Vragen van personeel over reglement en procedures
Leerkrachten melden zich aan met hun Smartschool-account. De assistent zoekt enkel in afgesproken documenten en toont altijd de bron.
Formulieren en aanvragen
Aanvragen en inschrijvingen ordenen
Vrije tekst uit aanvragen wordt een nette lijst voor het secretariaat. Ontbreekt er iets of twijfelt de workflow, dan kijkt een collega.
Rapportering
Overzichten voor directie en schoolbestuur
Een eerste versie van een jaarverslag of beleidstekst staat klaar. De cijfers komen uit je eigen overzichten, op schoolniveau en nooit per leerling. Een collega leest na voordat het vertrekt.
Zo werkt het
Een vraag van een ouder, een antwoord van je eigen team
Zo werkt de mailbox van het secretariaat. Een label en een concept klaarzetten doet de workflow zelf. Versturen doet altijd een collega.
- 1
Mail ontvangen
Een ouder mailt het secretariaat over een afwezigheid, een attest of een uitstap.
- 2
Voorstel met bron
De workflow leest onderwerp en tekst, geen bijlagen. Hij zet een label en stelt een antwoord met bron voor.
- 3
Collega beslist
Een medewerker past aan, keurt goed en verstuurt. Niets gaat vanzelf naar ouders of leerlingen.
- 4
Uitzonderingen
Bij zorg, klachten, tucht of twijfel gaat de mail meteen naar de juiste collega, zonder voorstel.
- 5
Alles bijgehouden
We registreren de ontvangen mail, het voorstel, de aanpassingen en wie verstuurde.
Meten tijdens de pilot. Met die gegevens meten we de tijd per mail en hoe vaak een collega iets moet corrigeren.
AI-fiche
Eén blad dat je DPO meteen kan lezen
Bij elke koppeling hoort een AI-fiche. Ze zegt in gewone taal wat de workflow doet, wat hij ziet en wie hem kan stoppen.
Voorbeeld
Mailbox van het secretariaat, met antwoord via Smartschool
-
Wat het doet
Zet een label op mails aan secretariaat@ en schrijft een voorstel van antwoord met bron. Verstuurt nooit zelf.
-
Welke gegevens
Onderwerp en tekst van mails in die ene mailbox. Geen bijlagen. Uit Smartschool enkel klassen en groepen die de school zelf kiest, om de vraag bij de juiste collega te krijgen (OneRoster, alleen lezen). Geen leerlingvolgsysteem, geen punten, geen afwezigheden.
-
Model en plaats
Een taalmodel dat in de EU draait. Volgens het contract met de provider worden je gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
-
Wie controleert
Zelf: een label zetten en een concept klaarzetten. Langs een medewerker van het secretariaat: elk antwoord, voor het vertrekt. De directie legt vast welke soorten vragen de workflow niet behandelt.
-
Wat we bijhouden
Voorstel, aanpassing, wie verstuurde en wanneer. 90 dagen bewaard, daarna gewist.
-
Eigenaar en stoppen
De school beslist over de verwerking en is eigenaar van de workflow. Stopt de school, dan trekken we de toegang tot Smartschool in en wissen we de logs. Elke gebruiker kan de koppeling met zijn eigen account ook zelf verbreken in zijn Smartschool-profiel.
Controle
Eerst de afspraken, dan de AI
Sommige deuren gaan in twee richtingen open, andere maar in één. Wat je kan terugdraaien en binnen je organisatie blijft, mag AI zelf doen. Wat naar buiten gaat of over een persoon beslist, gaat eerst langs een collega. Een mail labelen mag de workflow dus zelf. Een antwoord aan een ouder versturen niet, en over leerlingen beslist hij nooit.
Zo weinig mogelijk gegevens
We vragen in Smartschool alleen de rechten die de toepassing nodig heeft. Het leerlingvolgsysteem, punten en afwezigheden blijven erbuiten.
De school beslist
De school kiest welke klassen en groepen de koppeling ziet en kan op elk moment stoppen. Dan trekken we de toegang in.
Getest op wat misloopt
We testen met echte vragen zonder namen, met onvolledige mails en met een Smartschool die even niet antwoordt.
Europese hosting
Smartschool bewaart je gegevens in België. Voor ons deel kiezen we Europese hosting, met provider en land in de AI-fiche.
Wie het bouwt
Een nieuw merk, gebouwd op vijftien jaar vakmanschap
Ethic is de AI-studio van Zenjoy uit Leuven. Hetzelfde team bouwt en onderhoudt je workflow, en alles staat op jullie naam.
15 jaar
software bouwen en onderhouden
400+
organisaties
4 jaar
dagelijks AI in ons eigen werk
01
We merken het als iets hapert
Zenjoy onderhoudt platformen en koppelingen al jaren na de lancering. Verandert Smartschool iets aan de API, dan passen we de koppeling aan binnen de onderhoudsafspraak.
02
Ander model, zelfde workflow
Komt er een beter of zuiniger model, dan wisselen we zonder de workflow te herbouwen. We testen hem wel opnieuw.
03
Alles op naam van de school
Code, prompts, documentatie en toegang horen bij jullie.
04
Onderhoud in een vaste afspraak
Updates, monitoring en kleine aanpassingen zitten in een maandelijkse afspraak. Nieuwe workflows plannen we apart.
Na een eerste gesprek krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een vaste prijs.
Veelgestelde vragen
Wat scholen ons vaak vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel ze ons gerust.
Een verwerkersovereenkomst en een overzicht van onze beveiligingsmaatregelen krijg je op aanvraag.
Kan de AI onze Smartschool-berichten lezen?
Nee. De officiële API van Smartschool laat een toepassing berichten en meldingen sturen, en ook dat alleen na goedkeuring van Smartschool. Binnenkomende berichten lezen hoort daar niet bij. Dat komt goed uit: we vertrekken van de mailbox of de formulieren van je secretariaat, en wat in Smartschool staat, blijft daar. Wil je toch iets met berichten in Smartschool, dan vragen we samen na bij Smartschool wat kan.
Waar staan de gegevens van onze leerlingen?
Wat in Smartschool zit, blijft daar. Smartschool bewaart zijn gegevens in België. Onze workflow ziet alleen wat in de AI-fiche staat, en het model draait in de EU. We kiezen een provider die je gegevens contractueel niet gebruikt om modellen te trainen. De school is verantwoordelijk voor de verwerking, wij tekenen een verwerkersovereenkomst. Werkt je scholengroep met de modelverwerkersovereenkomst van privacyinonderwijs.be, dan leggen we die samen met je DPO naast onze afspraken.
Kan de AI zich vergissen? Wie controleert?
Ja, AI kan zich vergissen. Daarom stelt de workflow alleen voor en verstuurt een collega. Vragen over zorg, klachten of tucht krijgen geen voorstel. In de pilot meten we hoe vaak je team iets moet aanpassen, en samen beslissen we of dat goed genoeg is.
Wat als Smartschool zijn software of API aanpast?
We volgen de koppeling op, zodat we een wijziging meestal opmerken voor je team er last van heeft. Aanpassen zit in de maandelijkse onderhoudsafspraak. Zenjoy onderhoudt platformen en koppelingen al jaren na de lancering; een API die verandert, hoort daarbij.
Wat betekent de AI Act voor onze school?
De AI Act vraagt dat wie AI inzet, werk maakt van de AI-geletterdheid van wie ermee werkt. AI die beslist over de toelating van leerlingen, hun leerresultaten beoordeelt, hun onderwijsniveau bepaalt of hen tijdens toetsen in het oog houdt, geldt als hoog risico. Zulke systemen bouwen we niet. In de AI-fiche staat wie aanbieder is en wie gebruiksverantwoordelijke, de twee rollen uit de AI Act. Meestal is je school de gebruiksverantwoordelijke. Dit is geen juridisch advies: laat het nalezen door je DPO of je koepel.
Hoeveel tijd vraagt dit van ons secretariaat?
Weinig, maar wel van de juiste mensen. Bij de start heb je iemand van het secretariaat nodig die de vragen goed kent, en je Smartschoolbeheerder of ICT-coördinator voor de toegang. Tijdens de pilot keurt het secretariaat de voorstellen goed binnen het werk dat het vandaag al doet: lezen, aanpassen, versturen. Om de paar weken bekijken we samen de cijfers en sturen we bij. Wat we van de school nodig hebben, staat in het voorstel.
Hoort hierbij
Workflow
Gedeelde mailboxSector
OnderwijsKoppeling
Microsoft 365
Wat moet AI naast je Smartschool wel en niet zien?
In een eerste gesprek kijken we naar één taak en naar wat Smartschool al kan. Je krijgt een eerlijk advies, ook als dat is: doe het met wat je hebt.
Vrijblijvend · 30 minuten · online, met iemand die het zelf bouwt, test en bijstuurt